David Cantón

Llega final de año y nos surge la necesidad de comprobar la situación de nuestro inventario. En la comprobación vemos que existen algunos desajustes con la información registrada en nuestras bases de datos. En esta entrada veremos cómo podemos actualizar rápidamente y sin esfuerzo nuestros datos en WinPYME a la situación real.

Vamos a empezar exportando la información de WinPYME a una hoja de Excel. Para ello, abrimos la consulta de inventario (menú Consultas->Productos->Inventario).

El fichero de Excel que se genera tiene información que no nos interesa; podemos eliminar todas las columnas excepto estas tres: ID Producto, Producto0 y Existencias. A continuación de Existencias añadimos otra columna donde iremos anotando las existencias reales observadas en el almacén (podemos llamarla «Stock Real«). También nos interesa incluir, antes de la columna «Existencias» (más tarde entenderás por qué antes), otra columna que se actualizará automáticamente con la cantidad que necesitamos añadir a WinPYME para ajustar el stock a la realidad (en la imagen siguiente se identifica con el nombre «Stock Añadir«). Para ello, en la segunda celda de esta última columna mencionada incluimos esta función: «=SI(LARGO(D2)>0;E2-D2;E2-0)» y extendemos su contenido hasta el final de la columna (Edición->Llenar hacia abajo).

Así pues, en total tendremos cinco columnas. De ellas, una vez revisado el inventario, nos interesan las tres primeras: La del código del producto, la segunda con la descripción del producto y la que se ha ido actualizando automáticamente con la fórmula indicada más arriba. La idea es copiar el contenido de estas tres columnas y pegarlo en el detalle de un nuevo documento de compras (suponemos que el orden de las columnas del detalle del documento de compras se corresponde con el orden de la hoja de Excel, esto es: ID_Producto, Producto y Cantidad).

Creamos, entonces, el documento de compras. Ha de ser de un tipo que hayamos configurado para que ajuste el stock de almacén (lo ideal sería crear en el menú «Configuración->Tablas auxiliares->Documentos de compras» un tipo de documento específico que podríamos llamar «Actualización Almacén» al que, por supuesto, deberíamos marcar la casilla «Stock«). Seguidamente, tras haber copiado en el documento de Excel las celdas con datos de las tres primeras columnas, seleccionamos la última fila del detalle del documento de compras y pegamos en ella el contenido del portapapeles.