David Cantón

Se explica en este artículo cómo configurar la gestión de almacén con WinPYME. Una vez configurado correctamente el programa permitirá controlar entradas y salidas de mercancía tanto a nivel global como particular considerando cualquier especificación del producto que se desee controlar. Podrá gestionar entradas de producción interna y, a la vez, las salidas de materias primas…

Tablas que intervienen

• Configuración
• Productos
• Compras-Gastos
• Ventas-Ingresos, Trabajos

Consideraciones previas

Se consideran dos niveles de gestión del stock de almacén

1. Nivel general sobre cada producto de forma global.
2. Detallado por Nº lote (o talla o color o una combinación de todos ellos o cualquier otra característica específica que deseemos considerar. El dato es configurable¹) y fecha de caducidad o fabricación para cada producto.

De esta forma, de un artículo concreto podrá tener un stock global de 50 unidades (nivel general) de las que, por ejemplo, 20 tienen una determinada característica, otras 20 otra distinta y 10 una tercera (nivel detallado).

Configuración

Las entradas en almacén se registran desde Compras-Gastos. Las salidas se pueden registrar desde Ventas-Ingresos y desde Trabajos. Tanto entradas como salidas, también se puede hacer manualmente, sobre la propia ficha del producto.
Conviene comenzar por configurar adecuadamente cómo deseamos que WinPYME haga la gestión. Lo hacemos desde:

1. Menú Configuración->Tablas auxiliares->Documentos de ventas…
2. Menú Configuración->Tablas auxiliares->Documentos de compras…
3. Menú Configuración->Opciones…
4. Tabla de productos

Como podemos tener varios documentos de compras y varios de ventas, a través de las casillas de verificación de la columna «stock» podemos indicar qué documentos son los que deseamos utilizar para actualizar el stock de almacén. De esta forma, con cada documento que emitamos del tipo en el que la casilla stock figura marcada, WinPYME aumentará (si se trata de un documento de compras) o descontará (si es de ventas) tantas unidades del almacén como se registren en el documento que se emita. Si la cantidad registrada es negativa (devoluciones), lógicamente en ventas supondrá un aumento del stock y en compras una disminución del stock.

Los documentos de compras, además, como puede apreciar en la ilustración disponen de la posibilidad de marcarse como “stock inverso”. Esto es particularmente útil cuando queremos registrar entradas de material desde procesos de producción interna. Podemos crear un documento de compras (entradas de material) que podríamos llamar, por ejemplo, albarán de fabricación con las casillas «stock» y «stock inverso» activadas. Esto supondría que se darían de alta (entrada de mercancian) tantas unidades como se registrasen en el documento y, dependiendo de la configuración establecida para la gestión de los productos compuestos (se habla de ello seguidamente), se darían de baja (salida de mercancía) los componentes de ese producto.

La configuración de la gestión del almacén se complementa fundamentalmente en la pestaña Otros del menú Configuración->Opciones… que se ve en la imagen de la izquierda, aparte de lo visto en la nota al pie de las consideraciones previas relativa a las especificaciones de producto (pestaña Datos) y de lo que veremos más adelante con respecto a los avisos (pestaña Avisos). Se detallan a continuación las cinco opciones relativas al almacén:

• Almacén Predeterminado: Como existe la posibilidad de trabajar con varios almacenes será necesario indicar en los documentos de compras y ventas en qué almacén se van a modificar las existencias (de qué almacén vamos a retirar los productos o a qué almacén vamos a llevar la mercancia que se ha comprado). Con el único fin de facilitar la tarea de gestión, WinPYME propondrá como almacén el que indiquemos en la casilla “Almacén predeterminado”. Lógicamente se podrá cambiar si se desea usar otro en un caso concreto.
• Cómo actualizar stock en productos compuestos: Cada artículo registrado en la tabla de productos puede disponer de infinitos componentes. En este cuadro de configuración también podemos indicar cómo tratar los componentes al registrar un producto que los tiene. Se dispone de tres opciones. Son estas:
  1. Sólo se actualiza el stock de almacén del producto principal
  2. Se actulizan ambos: El producto principal y sus componentes
  3. Sólo se actualizan los componentes
• Actualizar stock de almacén con los productos de trabajos: Decíamos al comienzo de este apartado que las salidas de productos del almacén se podían registrar desde Ventas-Ingresos y desde Trabajos. En este punto es donde indica si desea que se actualice el stock al hacer anotaciones de materiales en un trabajo marcando la casilla.
• Impedir que se modifiquen manualmente las existencias: Esta opción es un elemento de seguridad que, marcado, impedirá que alguien cambie el dato de existencias desde la ficha del producto.
• Usar las unidades de valoración extra para la actualización del stock: El importe total de los documentos puede determinarse multiplicando la cantidad por el precio pero si lo desea puede utilizar otros tres campos adicionales para parametrizar este valor total, son lo que se denomina «unidades de valoración extra». Estos tres campos adicionales, cuya denominación puede variar (ya que es ud. quien la establece), también pueden servir para determinar la cantidad de unidades a actualizar en el stock. Teniendo marcada esta casilla el número de unidades vendría determinado por la multiplicación de cantidad por los valores insertados en estos tres campos.

Con independencia de esta configuración global, puede indicarse que se excluya del stock de almacén² cada producto de forma individual. Así evitaremos que WinPYME trate de actualizar el stock con cada entrada/salida aquellos productos de los que no nos interesa llevar un control de stock.

También es configurable el sistema de avisos de roturas de stock; es decir, puede indicar a WinPYME que le muestre la lista de productos que están por debajo del stock mínimo y también que le avise en el momento en que un producto quede por debajo de ese mínimo. Esto lo hace desde el menú Configuración->Opciones… (Pestaña Avisos).

La gestión

Una vez configurado cómo se ha de gestionar, llega el momento del trabajo de día a día. Sigamos un supuesto concreto. Partimos de la siguiente configuración:

Llega un pedido al almacén. Nos disponemos a registrar su entrada. Abrimos ficha de compras nueva. Es un albarán de entrada. Al ser albarán, actualizará el stock de almacén. Cada producto que registremos verá incrementadas sus existencias en tantas unidades como se fijen en el albarán de entrada (salvo que hayamos marcado la casilla “Excluir stock” para ese producto en concreto). Dispondremos, en el formulario de entrada de la posibilidad de registrar también un número de lote (o talla o color…) y una fecha de fabricación/caducidad con el fin de poder llevar la gestión diferenciada en función de una característica especial del producto que deseemos considerar.

Al realizar una venta, emitimos el albarán de salida. De forma predeterminada, cuando ingresemos el dato de un producto registrado nos pondrá también el valor del lote y fecha de fabricación/caducidad más alejado en el tiempo (el 12/04/2010 antes que el 16/04/2010).

En el caso de que se trate de una venta, si la cantidad que intentamos sacar va a suponer que el stock quede por debajo del mínimo establecido, WinPYME nos advertirá de ello (si así lo hemos configurado³) permitiéndonos continuar con el proceso. Igualmente nos advertirá si el número de unidades introducidas para salir de una especificación (lote, talla, color, etc.) es mayor que el disponible. También nos permitirá, no obstante, continuar, si así lo deseamos.

Notas

1. ↑ En el menú Configuración->Opciones… (Pestaña Datos).
2. ↑ En la tabla de productos, en su propia ficha.
3. ↑ En el menú Configuración->Opciones… (Pestaña Avisos).