David Cantón

En función de la actividad de cada empresa, es muy posible que sea normal que se facture periódicamente (mes a mes o trimestralmente o de forma anual…) los mismos conceptos; por ejemplo, para facturación de servicios de mantenimiento. Con WinPYME se puede realizar esta tarea de forma muy sencilla.

Para ello, antes de nada, si no lo hemos hecho aún, es necesario crear un tipo de documento nuevo (menú Configuración->Tablas auxiliares->Documentos de ventas) al que llamaremos, por ejemplo, «Facturación mensual». Este lo usaremos para registrar los contratos que hemos de facturar periódicamente (paso 1) y servirá como origen de datos para las facturas a emitir (paso 2).

A partir de ahí, el procedimiento es el siguiente:

1. Cuando tengamos un nuevo contrato o servicio que hayamos de facturar de esta forma (cliente al que hemos de emitir una factura mensual), le creamos un nuevo documento de ventas del tipo «Facturación mensual» con los conceptos que deseamos utilizar en la facturación.
2. Llegado el momento de emitir las facturas reales, hacemos uso del asistente, el generador de documentos de ventas (menú Utilidades->Generador de documentos de ventas).

   

   En este diálogo pulsamos el botón Aceptar, una vez especificados los valores adecuados:

   • Tipo de documento a crear: En este caso, factura.
   • Número de documento: El número a asignar a la primera factura. Las demás que se generen se numerarán correlativamente. El que WinPYME ofrece de forma predeterminada es el número siguiente al último usado, así pues, es la mejor opción.
   • Fecha de los documentos: Por defecto, la fecha actual.
   • Origen de datos (Tomar datos de): Tabla de ingresos: facturación mensual (la creada en el punto 1º). Tomamos los datos de esta tabla y no ponemos más opciones de filtro, salvo quizás la de considerar sólo los marcados como «No procesados». Con esta opción podemos tener un control adicional al dejar fuera del rango de documentos a usar los que estén marcados como procesados, que podrían corresponder a clientes se han dado de baja.
   • No resumir: Es una opción que nos permitirá emitir la factura tal cual se creó en el documento de «Facturación mensual» que le sirve como origen.

Esto es todo. Automáticamente se generarán las facturas necesarias para incluir el contenido de todos los documentos de origen (Facturación mensual).